RESUME

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 13

FINANCIAL INFORMATION SYSTEMS

Disusun oleh :

Bella Aghista Anggraini                             (1410209418)

Karizha Anindita                                        (1410209307)

Rochmana Malika Ismaya                          (1410209086)

Selvi Andriani                                            (1310208222)

Dimas Kus Prasetyo                                   (1310208129)

SM-7

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA SURABAYA

(STIESIA SURABAYA)

2016

13.1.   A Model the Financial Information Systems

               Sistem Informasi Keuangan  adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuanganan & menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan. Model system informasi keuangan yaitu sub system input dan sub system output.

 

• SUBSISTEM INPUT

Ada tiga subsistem input, yaitu: Subsistem Informasi Akuntansi, Subsistem Audit Internal, dan Subsistem Inteligensi Keuangan.

a.    Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

o           Pengertian

Sistem Informasi Akuntansi bertugasmenyediakan data akuntansi yang berupa catatan mengenai segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan.Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memnuhi sebagian kebutuhan informasi manajemen.

Pengumpulan data di bidangmanufaktur diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan ke dalam database dengan menggunakan terminal atau dalam jaringan yang ditempatkan di seluruh perusahaan. Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai  hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan, dan account payable mengumpulkan data pemasok.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan. Sebagai contoh menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan dasar untuk menyusun atau merevisi keputusan mengenai inventarisasi manajer. Sinonim dengan Pemrosesan data. Dalam pandangan kita, sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

o           Tujuan

            Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record pemisahaan yang update.

o           Tugas Pokok

Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok, yaitu pengumpulan data, pengubahan data, penyimpanan data, dan pembuatan dokumen.

o           Sifat Pemrosesan Data

Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang lengkap, utamanya mempunyai fokus historis, dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

b.      Sub Sistem Audit Internal

o      Pengertian

-            Auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya.

-            Auditor intemal adalah pekerja dalam perusahaan, yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan.

-            Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

-            Auditor intemal harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. Ini rneliputi pemahaman kornputer dan informasi, selain kemampuan auditing standart yang dimilikinya. Mungkin kebalikan dari apa yang anda perkiakan, bahwa auditor internal tidak selalu hams dari lulusan perguruan tinggi jurusan accounting, namun mereka yang bekeja di auditing bisa dari berbagai macam disiplin ilmu. Kondisi ini, dan dengan adanya kenyataan hahwa sistem bisnis bersifat sangat kompleks, menyebabkan auditor intemal hatus setidaknya menjalani training sekitar empat tahun. Semuanya ini dimaksudkan agar auditor intemal, sperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan kontribusi yang beragam terhadap proyek sistem berdasarkan disiplin ilmunya dan berdasarkan pengalamannya. Mungkin tingkat kontribusi auditor ini bisa dipengamhi oleh sikap manajemen puncak. Jika manajemen melihat auditor hanya sebagai anjing pengawas yang misi utamanya mendeteksi kelemahan yang terhadap sistem yang telah diinstal, rnaka kontribusinya akan sedikit. Sebaliknya, bila manajemen melihatnya secara posotif yaitu bahwa ia dapat memberikan masukan atau pengaruh kepada selumh siklus hidup CBIS, maka tingkat kontribusinya akan tinggi.

-            Auditor internal, seperti halnya insinyur industri, biasanya hanya terbatas melakukan aktivitas internal. Namun demikian, ada pemikiran diantara internal, bahwa mereka seharusnya lebih rnernberikan perhatian pada lingkungan. Dengan lebih banyak melihat lingkungan pemsahaan, auditor akan perspektif yang lebih luas untuk rnernperhatikan sistem pemsahaan dan ia dapat lebih mempunyai peran dalam tugas konsultasinya.

-            Selama ini tak ada tanda yang menunjukkan bahwa auditor internal telah memiliki perspektif yang lebih luas tersebut. Namun, untuk mencapai pola yang telah kita terapkan, yaitu sejauh mana CBIS sehamsnya berfungsi, kita telah menyertakan input lingkungan ke dalam subsistern auditing internal.

o        Jenis Audit

Auditor dibagi menjadi dua jenis yaitu :

-            Auditor Ekternal : Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik. Biasanya terdapat pada perusahaan kecil.

-            Auditor Internal: Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. Biasanya pada perusahaan besar mempunyai staf ini sendiri.

o          Posisi Audit Internal Dalam Organisasi

Jenis-jenis Audit Internal :

-       Audit Keuangan

          Menguji akurasi catatan keuangan perusahaan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakurangan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor internal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan oleh auditor ekstemal, atau dapat beketja sama dengan eksternal.

-          Audit Operasional

          Bertugas memeriksa efektivitas prosedur. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan) efektivitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik, dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer. Dilakukan oleh analis sistem selama tahap analis dari siklus hidup sistem.

-          Audit Kesesuaian

          Bertugas memeriksa efektivitas prosedur secara berkelanjutan. Kesesuaian, merupakan lanjutan dari kegiatan audit oprasianal. Audit kesesuaian akan berlanjut terus, sehingga prosedur di perusahaan akan terus berajalan dengan baik.

·           SUB SISTEM OUTPUT

Terdiri dari 3 Sub Sistem yaitu sebagai berikut : 

a.         Sub Sistem Peramalan

                 Yaitu kegiatan matematis tertua dalam bisnis, dimana pada komponen Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sepuluh tahun atau lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal seperti kapasitas produksi, dan keuangan yang ada. Bila jangka waktu peramalan tersebut panjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Terdapat dua metode peramalan, yaitu:

        Metode peramalan nonkuantitatif

          Yaitu metode peramalan yang tidak melibatkan perhitungan data tetapi didasarkan pada penaksiran subyektif (contoh: Teknik consensus panel dan Metode Delphi)

        Metode Kuantitatif

          Yaitu metode peramalan yang melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal (variable terikat) dengan kegiatan lain (variable bebas) (contoh: regresi sederhana atau regresi bivariate dan Multivariate regression – paket statistik (IDA, SAS, SPSS)) 

b.      Sub Sistem Manajemen Dana

                 Yaitu bertugas untuk mengelola arus keuangan, dan menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem Manajemen Dana menggunakan proyeksi aktivitas perusahaan untuk menentukan arus uang keluar masuk perusahaan. Manajer dapat mensimulasi beberapa strategi yang dirancang untuk mencapai keseimbangan yang terbaik mengenai arus masuk dan keluar selama jangka waktu yang akan datang, misalnya waktu yang akan datang. Arus yang seimbang mengurangi kebutuhan yang tidak penting mengenai modal operasi pinjaman yang tidak diperlukan dan meningkatkan pendapatan dari dana yang telah diinvestasikan. 

c.         Sub Sistem Pengendalian

                 Yaitu kegiatan yang memudahkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber daya yang tersedia. Komponen ini terdiri atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh komponen pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan. Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Komponen pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran.

13.2.   Financial Iintelligence Subsystem

               Sub Sistem Intelijen Keuangan yaitu mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Komponen ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi perusahaan. Berperan untuk digunakan mengidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik. Informasi yang diperoleh berasal dari beberapa pihak antara lain : 

a.         Informasi pemegang saham, contoh: Laporan tahunan atau triwulan.

b.        Informasi Masyarakat Keuangan.

c.         Pengaruh lingkungan pada arus uang (Pemerintah Pusat dan Daerah)

               Subsistem ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan. Dalam beberapa tahun yang lalu, lingkungan yang dimonitor subsistem intelijen keuangan telah meluas dari lingkup nasional menjadi internasional.

1.      Fungsi Subsistem Intelijen Keuangan

         Subsistem intelijen  keuangan berfungsi untuk mengontrol arus uang di seluruh perusahaan. Untuk mengontrol arus uang tersebut dibutuhkan informasi yang akan memperlancar arus tersebut. Subsistem intelegensi keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal tambahan dan mencari investasi dana surplus yang terbaik.

         Agar dapat melakukan tugas ini, subsistem intelegensi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan. Seperti halnya fungsi yang lain, subsistem intelijen keuangan juga mengumpulkan data dan informasi dari pemerintah.

2.      Faktor – Faktor yang Mempengaruhi  Informasi Arus Uang

         Sebagian besar informasi yang mempengaruhi arus uang berasal dari pemerintah federal, namun ada pula beberapa diantaranya diperoleh dari pemerintah negara bagian dan pemerintah daerah. Selain itu, informasi  uang juga dipengaruhi oleh hal-hal  sebagai berikut :

a.       Informasi Pemegang Saham

               Semua korporasi, kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya.  Kebanyakan arus informasi dari perusahaan pemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau memertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan oleh perusahan tersebut.  Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas. Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai saluran untuk menyampaikan keluhan, saran, dan informasi lain kepada perusahaan. Saham mempunyai kesempatan untuk mengikuti meeting (rapat) pemegang saham sekali dalam setahun. Walaupun sebagian besar komunikasi dilakukan oleh perusahaan pada meeting ini, namun pemegang saham diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangannya atau pendapatnya secara terbuka yang ditujukan kepada eksekutif korporasi.

b.      Informasi Masyarakat Keuangan

               Aktivitas intelegensi keuangan perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Oleh karena itu, ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini. Pertama, sebagian informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan. Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.

3.      Pengaruh Lingkungan Terhadap Arus Uang

         Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan. Cara masyarakat keuangan bank, asosiasi tabungan dan pinjaman, perusahaan pinjaman hipotek, dan perusahaan asuransi merespon pemberlakuan undang-undang pemerintah federal ini merupakan pengaruh langsung.  Masyarakat keuangan meresponnya dengan cara menaikkan atau menurunkan suku bunga. Dengan demikian Perusahaan akan merasakan pengaruh langsung ini ketika ia meminjam uang atau menginvestasikan dana surplusnya.

4.      Metode Untuk Memperoleh Inteligensi Keuangan

         Perusahaan mengumpulkan intelegensi keuangan dengan tiga cara pokok, yaitu:

a.       Komunikasi Informal

               Sebagian besar intelegensi keuangan dikumpulkan dengan cara komunikasi informal antara eksekutif perusahaan dengan anggota masyarakat keuangan. Informasi juga dapat dikomunikasikan melalui telepon, maupun percakapan tatap muka.

b.      Publikasi tertulis

               Sebagian besar intelegensi keuangan dapat diperoleh dari surat kabar, laporan berkala, dan majalah.

c.       Database Komputer

               Seperti dialog dan BRS (Berita Resmi Statistik)  memberikan database yang berisi informasi, khususnya informasi yang sesuai dengan intelegensi keuangan.

13.3.   How Manager Use The Financial Information

               Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau senilai tertentu barang. Manajer diberikan suatu anggaran operasi (operating budget), yaitu jumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun finansial.

               Arus uang keluar perusahaan dipengaruhi oleh anggaran operasi. Manajer di seluruh perusahaan menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengendalian. Laporan anggaran bulanan selama tahun fiskal memberitahukan manajer seberapa baik kinerja mereka dibandingkan dengan anggarannya. Manajer juga menggunakan rasio-rasio untuk membandingkan kinerja unitnya dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan, industri dan bisnis secara keseluruhan.