RESUME SIM BAB 9 EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

RESUME

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 9

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS

 

Disusun oleh :

Bella Aghista Anggraini                                                       (1410209418)

Rochmana Malika Ismaya                                                   (1410209086)

Karizha Anindita                                                                  (1410209307)

6-SM7

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA SURABAYA

(STIESIA SURABAYA)

2016

BAB 9

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

9.1.Definisi dan Karakteristik EIS

      Definisi EIS adalah Sistem terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan critical success factor (faktor penentu keberhasilan) (Watson, 1993). Pengertian lain Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah Sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut. Adapun Kemampuan Sistem Informasi Eksekutif adalah sebagai berikut:

1.    Memberikan dukungan komunikasi elektronik.

2.    Mempunyai kemampuan menganalisa data.

3.    Mempunyai alat pengorganisasian.

            Pada sebuah Sistem Informasi Eksekutif, terdapat beberapa komponen yang menyusun sistem tersebut. Berikut Komponen Sistem Informasi Eksekutif ada beberapa hal, yaitu:

a.    Hardware

b.    Software

c.    User Interface

d.    Telekomunikasi

Adapun karakteristik dari EIS adalah sebagai berikut:

a.         Mendukung aktifitas manajer yang tidak terstruktur dibanding dengan problem keputusan spesifik dan berulang.

b.         Mendukung executive terutama pada tahap pengambilan keputusan intelligence dengan teknik analisa data secara komprehensif.

c.         User friendly interface, mudah, dan intuitive untuk digunakan.

d.         Berorientasi pada masa yang akan datang dengan perilaku organisasi yang lalu.

e.         Utamanya menggunakan data, bukan model serta diarahkan dengan menggunakan teknologi IT yang mutakhir.

f.          Secara khusus ada pelacakan CSF, exception reporting, drill down, atau drill cross investigation dan analisa tren.

g.         Berfokus pada identifikasi masalah.

h.         Menggunakan database secara luas.

i.           Dapat dibentuk menjadi gaya pengambilan keputusan individu.

9.2.            Kebutuhan Informasi Khusus Bagi Eksekutif

1.      Penelitian Mintzberg

      Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

·         Tugas administrasi (22 %)

·         Panggilan telepon (6%)

·         Pertemuan tidak terjadwal (10%)

·         Pertemuan terjadwal (59%)

·         Kunjungan (3%)

      Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut : “Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

2.      Penelitian Jones dan McLeod

      Hasil penelitian :

·         Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

·         Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

·         Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

3.      Penelitian Rockart dan Treacy

      Hasil penelitian :

·         Tujuan Sentral

            Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

·         Inti Data Bersama

            Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

·         Metode Penggunaan

            Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

·         Organisasi Pendukung

            Para eksekutif dibantu oleh :

a.    Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

b.   Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

9.3.5 Step Suggestion For Improving EIS

a.                Take an inventory of incoming Information Transactions

Eksekutif tidak selalu mempunyai persepsi yang jelas tentang sistem informasi. Untuk ini, eksekutif dibantu oleh sekretarisnya untuk membuat log information transaction yang selanjutnya dimasukkan kedalam database.

b.   Stimulate High-valure Sources

Dengan adanya identifikasi sumber daya yang bernilai tinggi, eksekutif  dapat mengambil langkah agar sumber daya tersebut lebih mudah dikomunikasikan.

c.    Take Advantage of Opportunities

            Saat informasi bernilai tinggi muncul, eksekutif harus segera menanganinya.

d.                Tailor the System to the Individual

Setiap eksekutif memiliki cara yang unik tersendiri dalam memperoleh informasi.

e.                 Take Advantage of Technology

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka (open-minded) terhadap sistem informasi dan mempertimbangkan berbagai cara untuk meningkatkan kemampuan sistem informasinya.

9.4.Computer-based EIS

Suatu system meliputi computer  yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

a.       MODEL EIS

                  Konfigurasi EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif yang berfungsi sebagai executive workstation, dan penyimpanan sekunder kebanyakan dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar  PC tersebut dihubungkan dengan mainframe pada jaringan. Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.

                  Eksekutif memilih dari  menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

b.        Dialog antara Eksekutif dan EIS

                 Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar (touch screen)  atau dengan tombol remote control, dan penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).

Drill Down

     EIS menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam susunan hirarki dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan kemudian ke item yang dipilih secara lebih lengkap (untuk mengidentifikasi masalah atau mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada).

Penyatuan Tiga Konsep Manajemen

Eksekutif membangun EIS atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :

1.      Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya. Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:

·      Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.

·      Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

2.      Manajemen Pengecualian (Management By Exception)

           Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan Management By Exception dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh : layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar sebagai pengecualian.

3.      Peringkasan Informasi (Information Compression)

EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan. Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.